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5 Pilares da Administração de Um Condomínio

Para quem deseja multiplicar o seu patrimônio investindo ou construindo seu próprio condomínio, nós temos algo para dizer. Certamente investir não é tarefa difícil; O maior desafio é administrar e cuidar de um negócio de tamanha grandeza. Afinal é a administração do condomínio que irá garantir o sucesso do empreendimento através do tempo. São muitas e variadas as particularidades que precisam ser levadas em conta. A partir dessas informações nós separamos cinco pilares imprescindíveis para o sucesso do seu imóvel.

Administração

A administração do condomínio engloba várias atividades, como a conciliação nos conflitos que acontecem no condomínio, a manutenção do patrimônio – como reformas e aprimoramentos – e a guarda dos registros e orçamentos, como controle de contratos, entre outras são apenas uma parte do que a boa gestão de condomínios deve realizar.

Parte financeira

A parte financeira de todo empreendimento é sempre uma área delicada que precisa de muita atenção. Esta área é responsável pelo pagamento das contas do condomínio, geração de relatórios e boletos, criação de fundos, conciliações e acordos, etc. Basicamente todas as questões que envolvem dinheiro devem ser controladas e geridas pela parte financeira.

Recursos humanos

Se o seu condomínio é de médio ou grande porte, é interessante contar com o serviço de recursos humanos ou cobertura de pessoal. Ele será o encarregado de assessorar tudo aquilo que for referente a contratação de funcionários e burocracia relacionada, como processos seletivos, contratos e demissões.

Auxílio jurídico

Talvez o auxílio ou consultoria jurídica seja uma das partes mais importantes do que diz respeito à administração de condomínios. Nós nunca esperamos quando vamos precisar, porém é preciso sempre poder contar com um auxílio jurídico. Afinal é ele quem vai lidar com toda a parte jurídica relacionada a empresa, o que inclui assessoria nas assembleias, prevenção de conflitos, aconselhamentos, cobranças judiciais e extrajudiciais, entre outros.

Atendimento 24 horas

Ter comunicação em tempo real é uma necessidade de todo grande negócio e isso não é diferente nos condomínios. É preciso estabelecer meios de comunicação que facilitem todas as ações e assegurem que todas as informações estejam chegando de forma clara para ambas as partes
Todos estes serviços são importantes na administração de um condomínio e para que você consiga ter todos eles é preciso procurar uma administradora de condomínios, que é o tipo de empresa de serviços capacitada para lidar com todas estas áreas do negócio. A Vox é uma empresa referência neste mercado e oferece pacotes exclusivos com corpo jurídico especializado além de atendimento online 24 horas.

Como Lidar com o Barulho dos Vizinhos em Condomínios

Um dos principais problemas em um condomínio em relação a convivência dos moradores é o barulho. São latidos de cães, crianças correndo pelos corredores, música alta, conversas, discussões em alto tom, reformas nos apartamentos, eventos, festas e até mesmo o som de passos são alguns dos exemplos que costumam trazer não somente desconforto aos moradores, como também conflitos entre aqueles que convivem em um condomínio. O que poderia ser resolvido apenas com diálogo pode se torna um impasse para o administrador do condomínio.

O que fazer nesses casos?

O primeiro passo para o administrador de condomínios é criar um regimento interno onde constam as regras do condomínio. Essas regras devem ser apresentadas aos moradores pelo síndico, que pode ser um morador ou mesmo síndico profissional contratado através de uma administradora de condomínios, a fim de que todos saibam de sua existência. Essas regras devem ficar em local visível de grande circulação para que todos possam ver e se lembrar delas e, caso surjam dúvidas, o síndico deve sempre poder contar com as orientações da administradora para estabelecer penalidades. Estando todos cientes do regimento, o próximo passo é ter uma conversa amigável com aquele que porventura estiver infringindo as regras do condomínio. Caso não seja resolvido, o assunto deve ser passado ao síndico que entrará em contato com o morador e, caso necessário, aplicará a penalidade – normalmente uma multa.

Em relação ao barulho, geralmente os condomínios criam um horário de silêncio a partir das 22:00 da noite. No entanto, mesmo durante o dia ainda existe um limite de tolerância para a quantidade de barulho provocada. Além dos limites do condomínio, existem também leis municipais que regulam essas situações – por isso é necessário o conhecimento destas no momento de redigir quais serão as regras que deverão ser seguidas dentro do condomínio.

Cabe ainda ressaltar que a melhor atitude para resolver a grande maioria desses problemas e evitar conflitos e usar a paciência e o bom senso. Veja algumas dicas:

  • O diálogo deve ser sempre a primeira atitude. Se você for um morador que está incomodado com o nível de ruído, tente uma conversa amigável com seu vizinho.
  • Caso o diálogo não funcione, procure conversar com outros moradores. Mais tarde procure o síndico do seu condomínio.
  • Caso o problema persista, em último caso você poderá entrar em contato com a polícia militar do seu município para resolver o conflito.

Não seja o causador do conflito

Se você mora em condomínio, é importante que você também esteja atento se você e sua família também não estão incomodando os outros moradores com barulho:

  • Fique atento, em sua casa, ao barulho de crianças. Estabeleça horários para brincadeiras e atividades.
  • Evite andar com calçados que façam barulho dentro de casa, principalmente durante a noite e na madrugada.
  • Procure usar eletrodomésticos apenas durante o dia. Por exemplo: máquina de lavar, liquidificadores, aspiradores e quaisquer outros tipos de equipamentos que possam emitir ruído.
  • Carpetes e tapetes ajudam a isolar ou cômodo acusticamente pesquise também sobre carpetes que servem como isolantes acústicos.
  • Verifique com seus vizinhos e combine horários caso precise fazer reformas em sua propriedade.
  • Cuidado com o latido de cães. Eduque seus animais de estimação

Caso o barulho esteja vindo de fora dos limites do condomínio, uma opção pode ser entrar em contato com o síndico do prédio vizinho para que ele resolva o problema juntamente com o condômino. Caso seja um evento e o mesmo esteja passando dos limites, existe também a possibilidade de chamar a polícia. Em locais comerciais, onde se encontram bares e casas de festas, é interessante verificar normas e leis municipais antes de acionar a polícia.
Lembre-se que as melhores maneiras de lidar com as situações apresentadas é sempre através do diálogo e do bom senso!

Assembleias Virtuais

Frente à correria do dia a dia, longas jornadas estressantes no trabalho, nos estudos e nos próprios trabalhos de casa, muitas vezes deixamos de lado algumas tarefas básicas, como comparecer às assembleias do condomínio que moramos, por exemplo.

A ausência à estas reunião acarretam vários problemas, pois, quando alguma decisão é aprovada, por mais que ela não te agrade, pelo fato de você não ter estado lá na hora da votação, não pode impedi-la. Cientes disso, administradoras de condomínios de São Paulo encontraram uma solução para realizar as assembleias sem a necessidade de ter a maioria dos condôminos presentes, surgindo assim as assembleias online.

Como elas funcionam?

Trata-se de uma reunião de condomínio realizada pela Internet, através de plataformas específicas. Nelas tanto os moradores quanto os administradores se encontram em um ambiente virtual, num horário estipulado antecipadamente e debatem sobre os assuntos que consideram mais importantes para a ocasião.

Antes de implantar esta nova ferramenta, é preciso tomar algumas providências. A principal delas é consultar a convenção do condomínio e certificar-se de que é permitido realizar reuniões desse tipo, pois, algumas convenções estabelecem que as assembleias sejam obrigatoriamente presenciais. Nestes casos, é preciso realizar uma reformulação no texto da Convenção, este deve ser aprovado em assembleia para só então passarem a ser realizadas as reuniões através da Internet.

O perfil do condomínio conta muito

É preciso também, antes mesmo de ir atrás deste serviço de administração de condomínios, analisar se a proposta estaria de acordo com o perfil do condomínio. Existem casos em que este tipo de assembleia acaba se tornando inviável. Nos prédios onde a maioria dos condôminos é composta por idosos, por exemplo, é aconselhado continuar com o sistema de assembleias presenciais e muitas vezes nem mesmo cogitar a ideia, pois, por se sentirem envergonhados, mesmo que esta parcela de moradores não concorde, acabam aceitando a proposta e tendo dificuldades futuras.

Existem ainda algumas administradoras que realizam serviços de auxilio para as assembleias, criação de regimento interno, etc. Tudo isso pode ajudar muito na implantação da assembleia virtual e até mesmo na presencial. É preciso analisar a proposta da empresa e verificar se ela atende à necessidade do seu condomínio.

Quem é Quem Dentro do Condomínio?

Constantemente nos deparamos com pessoas que realizam atividades específicas dentro de um condomínio. Quem mora em prédio está acostumado a ouvir falar em determinadas funções como síndico, subsíndico, zelador, conselheiros, etc. Os condôminos geralmente têm boas relações com eles, convivem diariamente com estas pessoas, recorrem aos seus serviços quando precisam e até criam vínculos de amizade. Mas, o que representa cada um desses papéis dentro da administração de condomínios? Saiba agora um pouco do que cada atividade é responsável:

Zelador

Cabe ao zelador funções mais voltadas à parte funcional do condomínio, como:

  • Distribuição de serviços, materiais e equipamentos a equipe de limpeza e fiscalizar o serviço da mesma;
  • Analisar o funcionamento dos elevadores, caso o condomínio possua e das instalações de bombas d’água;
  • Vigiar a coleta de lixo e a retirada dele;
  • Realizar a troca de lâmpadas queimadas;
  • Verificar o fornecimento de água e informar os condôminos em caso de problemas;
  • Quando existirem mudanças, a proteção dos elevadores com acolchoados próprios para manutenção;
  • Manter o apartamento em que mora em bom estado de conservação;
  • Oferecer um bom atendimento a todos os condôminos, sempre respeitoso e imparcial;
  • Zelar pelos jardins do prédio quando não existir um funcionário próprio para cuidar das plantas;
  • Levar qualquer problema ocorrido no prédio diretamente ao síndico, de forma imparcial.

Síndico

O síndico é o representante legal de todo o condomínio. Ele exerce toda a administração, fazendo com que os artigos 1331 e 1358 do Novo Código Civil, a Convenção e o Regimento Interno sejam devidamente cumpridos de acordo. Ele pode ser um morador do condomínio ou até mesmo uma pessoa jurídica, ou síndico profissional como muitos chamam, caso esteja disposto em Convenção. A Convenção também prevê o prazo e a forma que um síndico pode ser eleito. O mandato dele pode durar até dois anos, podendo também reeleger-se. Cabe ao síndico o desempenho das seguintes funções:

  • Conhecer as leis condominiais, a Convenção e o Regimento Interno do edifício;
  • Cumprir todas as decisões tomadas em assembleia;
  • Elaborar, inserir e acompanhar o programa de manutenção preventiva do prédio, supervisionando a manutenção, conservação e a limpeza de todo o condomínio;
  • Organizar e manter o arquivo do síndico sempre em fáceis condições de consulta, transferindo de maneira ágil toda a documentação do condomínio para um novo síndico através da ata de eleição;
  • Realizar a cobrança imediata e efetiva dos condôminos inadimplentes;
  • Realizar a contratação de uma administradora de condomínios para assessoria e garantir o cumprimento das leis previdenciárias, fiscais, trabalhistas e específicas como a Auto Vistoria de Segurança, Cipa e Brigada de Incêndio, tec.;
  • Solicitar a participação efetiva da diretoria do condomínio (subsíndico, e conselheiros) para analisar as pastas de prestações de contas;
  • Manter-se sempre atualizado através de eventos, cursos, palestras, etc.

Subsíndico

Esta função nem sempre consta nas Convenções condominiais, embora seja bastante aconselhável tê-la no prédio. O subsíndico é responsável pela substituição do síndico em casos de eventuais ausências ou impedimentos. Da mesma forma que o síndico, deve ser eleito através de eleição, pela maioria dos moradores. Não deve exercer a função mais do que 30 dias. Em caso de renúncia, falecimento ou qualquer outra forma de impedimento contínuo do síndico, é ele quem deve convocar uma nova assembleia geral para realizar uma nova eleição.

Conselheiros

O Conselho Fiscal do condomínio deve ser composto por três membros que exercem as funções de fiscalização das contas do condomínio. O mandato de um conselheiro não é irrevogável, ou seja, ele pode ser destituído a qualquer momento através de assembleia. Caso esteja previsto na Convenção, o corpo diretivo pode ainda contar com um Conselho Consultivo, também formado por três membros e que serve especificamente para consultas do síndico. Os conselheiros podem exercer algumas atividades como:

  • Conferir as contas do condomínio periodicamente, realizando comparações com os comprovantes;
  • Realizar a análise das contas que o síndico apresentar;
  • Apresentar um parecer sobre as contas em assembleia geral;
  • Elaborar um regulamento e levantar as alterações necessárias nas partes recreativas do condomínio, seguindo a Convenção.

10 Curiosidades Sobre Administração de Condomínios

Quem mora ou trabalha em condomínio sabe as obrigações e regras que devem ser seguidas. Porque os prédios precisam ter um CNPJ? Caso o síndico venha a falecer, quem assume o lugar dele? Antes de o primeiro síndico ser eleito, quem cuida da administração do condomínio?

Estas e outras dúvidas são, na verdade, curiosidades despertadas em muitas pessoas. Saiba agora mais informações sobre estas e outras particularidades do universo de quem vive em condomínio:

1 – Quem assume o cargo do síndico em caso de falecimento?

Em alguns condomínios, assim que um síndico é eleito, leva com ele também um subsíndico, que assume o cargo nos dias de folga ou eventuais necessidades de ausência do síndico. Caso este venha a falecer, o subsíndico assume o cargo até que seja realizada uma nova assembleia para eleição de um novo síndico.

2 – Por que alguns condomínios com grandes áreas de lazer têm as cotas menores do que o meu?

O tamanho das áreas de lazer ou do próprio condomínio não são fatores que determinam o valor das cotas pagas pelos condôminos. O que determina o preço a pagar por estas cotas é a quantidade de funcionários de cada prédio, sendo que a folha de pagamento e os encargos gerados correspondem a aproximadamente 50% destas despesas. O consumo de água e energia elétrica também representam uma grande parcela nestas cotas, cerca de 25%. E a quantidade de apartamentos que o condomínio possui influencia diretamente na composição das despesas, visto que estas são rateadas entre os moradores.

3 – Quando o zelador também é porteiro é considerada dupla função?

Sim. As funções do zelador estão descritas na Convenção Coletiva da categoria e, quando ele assume outra função, além da de zelador, dentro do condomínio, tem o direito de receber pela dupla função, integralmente, caso ele tenha exercido ambas as funções ao longo do mês inteiro, ou proporcional ao tempo em que assumiu o segundo cargo.

4 – Todo síndico fica isento de pagar a taxa de condomínio

A isenção de cumprir com o pagamento da cota de condomínio não é lei, mas acabou tornando-se uma prática comum para incentivar e também como forma de remuneração em alguns condomínios. Para que esta isenção exista, é preciso ser aprovada em assembleia, pela maioria dos moradores ou por determinação da Convenção do condomínio.

5 – Quem realiza a administração do condomínio antes de ser feita a assembleia que elege o primeiro síndico?

Eleger um síndico é a primeira medida a ser tomada no ato da instalação de um condomínio. Na Assembleia de instalação do condomínio é aprovada a primeira precisão orçamentária e também eleito o síndico. Caso não existam estas condições, o condomínio não é considerado instalado. Quem prepara esta Assembleia de instalação é o incorporador junto com a empresa administradora de condomínios.

6 – É permitido fumar nas sacadas dos apartamentos?

A Lei Antifumo estabelece a proibição de fumar em áreas fechadas e de uso coletivo, porém não inclui residências. Janelas e sacadas de prédios são consideradas parte da propriedade privada do fumante, portanto, não podem ser áreas proibidas de os moradores fumarem.

7 – Por que condomínios têm CNPJ mesmo não sendo uma empresa?

Apesar de não ser considerado uma empresa, um condomínio precisa ter um Departamento De Pessoal, para contratar e demitir funcionários, realizar o pagamento e os encargos dos colaboradores, etc. Mesmo não apresentando personalidade jurídica, o condomínio possui obrigações de personalidade jurídica. Além das funções do Departamento De Pessoal, existem também contratos firmados com a manutenção do condomínio, fornecedores, recolhimento de impostos como ISS, PIS/COFINS/CSLL, entre outras obrigações. O condomínio possui diversos comprometimentos legais semelhantes aos de uma empresa e também tem rígidos sistemas de controles contra a criação de passivos que possam vir a comprometer o patrimônio.

8 – Por que a cota de condomínio aumenta em determinados meses do ano?

O valor das cotas do condomínio e suas oscilações são determinados por fatores sazonais, como o pagamento do décimo terceiro salário, por exemplo. Porém, estes valores podem ser provisionados em assembleia ordinária para aprovação dos orçamentos. O aconselhado é que a cobrança seja parcelada, ao longo dos 12 meses do ano, de forma que esta oscilação no valor seja mínima ou, se possível, nula.

9 – Quais as funções do síndico?

O síndico é responsável pela administração de todo o condomínio, eleito pela maioria dos moradores através de votação feita em assembleia. Uma vez que assume o cargo, o síndico assume também as responsabilidades Penais e Civis de todos os danos que possam ser causados a terceiros ou aos moradores do condomínio. Sempre que houver problemas, é o síndico que responde pelo condomínio.

10 – Quais são as atribuições do subsíndico?

O novo Código Civil não prevê a função de subsíndico, portanto, esta necessidade fica atrelada a cada condomínio que deve eleger um subsíndico e também devem definir quais serão as atribuições do mesmo para auxiliar na administração de condomínios. Geralmente, nos condomínios que elegem subsíndicos, fica estabelecido nas convenções que ele substituirá o síndico quando este precisar se ausentar, tendo como principal atribuição controlar a parte financeira do condomínio.

Workshops AABIC – Ética na Administração de Condomínios

A quantidade de condomínios existentes hoje em grandes metrópoles como São Paulo, por exemplo, só aumenta a cada dia. Para que os interesses de todos estes moradores sejam atendidos os condomínios devem estar alinhados às regras e leis existentes. Atendendo a grande demanda de interessados, a AABIC – Associação de Administradoras de Bens e Condomínios de São Paulo realiza workshops anuais para tratar de assuntos que são de interesse comum à empresas que cuidam da administração de condomínios.

O que é a AABIC

A Associação de Administradoras de Bens e Condomínios é uma entidade que reúne um expressivo número de empresas deste setor. Ela tem como foco principal, manter um compromisso ético das administradoras com os condomínios que as escolheram, pois, ao contratá-la, os moradores depositam na empresa uma elevada dose de confiança e expectativa. O que eles esperam é que a corporação seja transparente, eficiente e apresente serviços de qualidade e diferenciados que façam com que a administração do condomínio seja realmente aperfeiçoada.

O objetivo maior da AABIC é obter uma formação qualitativa do mercado de administração de condomínios, ou seja, que as empresas filiadas à associação sejam verdadeiros exemplos de excelência em prestação de serviços, dentro dos padrões defendidos pela entidade.

Os temas abordados no workshop

Durantes os workshops são levantados diversos assuntos que, na maioria, representam as maiores preocupações e problemas que afetam os moradores e a administradora de condomínios. São abordados temas como a auto-regulamentação da profissão dos administradores, segurança e seguros específicos para as empresas e moradores, a permissão da AABIC em poder interferir na mobilização destas ações, conscientizar e disciplinar os condôminos sobre a importância da existência de uma administradora de condomínios por trás da supervisão eficaz do síndico e zelador.

Quem participa?

Todos os filiados à associação podem participar, dentre estes estão inclusas grandes administradoras, advogados especializados em administração de bens e condomínios, empresas contribuintes e os membros honorários.

Quando são realizados?

Os eventos são realizados em épocas diferenciadas do ano, visando atender a disponibilidade e necessidade dos afiliados. A última edição de workshops ocorreu do dia 17 ao dia 21/04/2013. Além de eventos a AABIC também possui treinamentos para o aprimoramento dos interessados.

Como Escolher a Administradora de Condomínio

Carro, cano, criança e cachorro. É assim que o síndico Rafael Rios define os problemas de um condomínio. Entre assembleias, documentos, inadimplência, multas e briga entre vizinhos, estes profissionais, facilitadores de problemas, estão se modernizando e não passam mais tanto sufoco como antigamente.
As administradoras de condomínios são a bola da vez em termos de praticidade e eficiência, e hoje o braço direito dos síndicos. Saiba aqui todas as dicas para contratar uma administradora.

Analisando as opções

Quatro opções é um bom número para começar a pesquisar. Ao selecionar as empresas tente saber seu histórico judicial e profissional com outros síndicos.
Uma série de duvidas devem ser tiradas neste processo. Para facilitar elas estão separadas nos tópicos: financeiro, contrato

Financeiro

  • Quando se trata de dinheiro, desconfiar nunca é demais. Existem algumas administradoras de imóveis fantasmas, que atendem apenas através do telefone celular. Por isso, visite a sede da empresa antes de fechar negócio;
  • Normalmente as empresas cobram de 6% a 10% da arrecadação ordinária do condomínio. Essa média é de R$900,00, segundo a AABIC;
  • Informe-se se a movimentação financeira será feita em conta pool ou em vinculada. A pool ocorre quando a administradora deposita a verba de todos os condomínios misturados em uma mesma conta;
  • Procure saber se os profissionais da empresa têm experiência em redução de custos e otimização de receita.

Contrato

Alguns contratos contêm pegadinhas que costumam passar desapercebidas pelos síndicos, aqui vão algumas:

  • Cuidado com a renovação automática, ela renova automaticamente o contrato caso o condomínio não avise até 30 dias antes do término;
  • Caso isso aconteça ainda sim o contrato pode ser cancelado, mas normalmente há uma multa compensatória de 50% das parcelas restantes, por parte do condomínio.

É comum que as empresas cobrem separadamente pela prestação de alguns serviços, como funcionários durante reuniões, por isso é importante checar se esses detalhes estão especificados na documentação.

Para que enganos como esses não aconteçam, o sindico deve pedir uma minuta antes de assinar o contrato final com a empresa, e negociar as clausulas que julgar necessário, como designar a administradora de condomínio os erros cometidos pela mesma incluindo reembolsos e multas.

Administração de Condomínios – Inadimplência

A vida em condomínio é boa, segura e agradável na maior parte do tempo, porém, muitas vezes, a inadimplência de alguns condôminos pode afetar esta estrutura e a relação de boa vizinhança acaba.

É claro que pode acontecer com qualquer morador, pois levar uma vida financeira estável, hoje em dia, não é fácil. Quem já passou por algum problema financeiro sabe bem como é difícil manter as contas em dia. Mas, este é um assunto bastante delicado e que envolve o condomínio inteiro.

A cobrança

Para o síndico, é uma situação bastante incômoda ter que cobrar os devedores. Imagina se o inadimplente é algum morador amigo ou próximo dele? É comum que ele demore a fazer a cobrança dependendo da relação que ele tem com o morador. Caso exista uma administradora de condomínios contratada, ela passa a assumir o caso.

Todo o condomínio é impactado quando alguém se torna inadimplente. Aqueles que mantêm suas contas em dia se tornam responsáveis pela dívida do devedor também. Normalmente são feitos rateios para pagar as despesas do condomínio que precisam ser pagas de qualquer maneira, havendo inadimplentes ou não.

Formas de cobrança

É possível conseguir sanar a dívida de forma rápida. Optar por acordos sempre é mais indicado do que levar os casos para a Justiça, que atualmente possui inúmeros casos de inadimplência.

A AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) orienta o condomínio entrar com ação judicial depois de dois meses sem pagar, porém se existe a possibilidade de chegar a um consenso de pagamento, são feitos acordos extrajudiciais para cobrar a dívida.

Acordo extrajudicial

Evita o envolvimento judicial, poupando tempo e dinheiro. Os próprios advogados da administração de condomínios buscam esse acordo entre as partes envolvidas. É estabelecido através de muita diplomacia, conversas, cartas de notificação, plantões de cobrança, equipes especializadas em cobrança, canais de atendimento e mediação.

Caso a administradora tenha estabelecido em contrato a obrigação de acionar a Justiça, ela passa a se responsabilizar pela ação.

Cobrança judicial

Quando o acordo não é suficiente, o caso é levado à esfera judicial. Esse processo pode levar até um ano, mas o pagamento da dívida é certo, nem que para isso a pessoa tenha que vender bens.

Os inadimplentes ficam sujeitos à cobrança conforme o artigo 275, inciso II b do Código de Processo Civil. A cobrança pode ocorrer logo após o primeiro mês de inadimplência, com a aplicação de multa de 2%, juros de 1% ao mês e correção monetária, ou o acordado em cada condomínio. Em último caso, o inadimplente deve ser protestado em cartório.